Règlement LA SPIDER

La SPIDER est un événement organisé par l’association SPIDER BIKE CREW (ci-après, « l’Organisateur »).

La date de l'événement est indiquée sur la page d’inscription.

La participation à la SPIDER implique l’acceptation pleine et entière du présent Règlement de l’événement ainsi que de toute consigne communiquée par l’Organisateur.

La SPIDER est un défi d’ultra-distance en autonomie en solo ou en duo.

Il ne s’agit ni d’une course ni d’une compétition : aucun classement officiel, aucun chronométrage et aucune notion de performance comparative ne sont établis.

Concept de l'événement

La SPIDER est une itinérance off-road (gravel) ou on-road proposée à travers trois tracés de difficulté différente, permettant à chacun de choisir son propre défi, dans un esprit de voyage sportif, de challenge personnel et d’initiation à l’ultra-distance.

 

I. Conditions et modalités d’inscription

 

L’inscription se fait exclusivement via la plateforme HelloAsso depuis le site www.spiderbikecrew.com.

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L’inscription est considérée comme un soutien participatif à l’association SPIDER BIKE CREW.

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Conditions :

• Être âgé de 18 ans minimum et 70 ans maximum le jour du départ (limite imposée par l’assurance).

• Être médicalement apte à la pratique du cyclisme / bikepacking en endurance.

• Accepter le présent règlement.

Les inscriptions sont limitées à 99 participants par trace.

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Chaque participant reçoit un e-mail de confirmation après validation. Pour les inscriptions en duo, le participant ayant effectué le paiement sur HelloAsso est le seul à recevoir le mail de confirmation. Ce message fait foi pour les deux membres du duo.

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Deux groupes WhatsApp sont créés :

• un groupe d’échange entre participants,

• un groupe WhatsApp sécurité, canal officiel de communication de l’Organisation.

L’adhésion au groupe WhatsApp sécurité est obligatoire.
Sans connexion à ce groupe, l’Organisateur se réserve le droit de refuser le départ pour des raisons de sécurité.

Chaque participant recevra le Carnet de route (traces, checkpoints, infos terrain) au plus tard 10 jours avant le départ.

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II. Désinscription et remboursement

 

Toute inscription est non remboursable et considérée comme un soutien participatif.

En cas de désistement, la trace GPX pourra être transmise au participant pour un usage personnel, sous sa propre responsabilité.

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Les inscriptions ne sont pas cessibles.

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Toute demande particulière devra être adressée à l’Organisateur à l’adresse contact@spiderbikecrew.com. L’acceptation d’une dérogation éventuelle relève de la seule appréciation de l’Organisateur et ne constitue en aucun cas un droit.

 

III. Modalités de l’événement

A. Autonomie et assistance

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Les participants sont en autonomie totale (nourriture, réparations, hébergement).
Les seules assistances autorisées sont celles disponibles sur la voie publique (commerces, hôtels, restaurants).

Toute assistance organisée ou planifiée, notamment par un véhicule suiveur, une équipe d’assistance ou une personne accompagnant un participant sur une partie du parcours, est strictement interdite.
En revanche, une aide ponctuelle, spontanée et non organisée (par exemple un ami apportant de l’eau, un commerçant, un passant) est autorisée, dès lors qu’elle ne constitue ni une assistance continue ni un accompagnement.

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B. Traces et navigation

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Les participants, en Solo comme en Duo, doivent suivre exclusivement les tracés GPS fournis par l’Organisateur.
Chaque participant(e) doit disposer d’un dispositif de navigation lui permettant de suivre ce tracé.

Les traces sont fournies par l’Organisateur au format GPX.
Toute demande de conversion vers un autre format devra être faite au préalable à l’adresse : contact@spiderbikecrew.com.

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En cas de sortie de trace, volontaire ou non, le participant est tenu de revenir au point exact de sortie afin de reprendre le parcours officiel.

Des points de contrôle (checkpoints) sont positionnés sur le tracé. Leur localisation est communiquée dans le Carnet de route.
Tous les checkpoints doivent être validés pour que l’épreuve soit considérée comme terminée.

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C. Types de vélos et esprit de l’événement

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L’organisateur rappelle qu’il s’agit d’un événement pouvant regrouper plusieurs types de vélos (Vélo Route, Vélo ITT, VTT, cyclo-cross et gravel bike, monster-cross, protos, tandem, fat…) et orchestrés dans un esprit de « voyage sportif », de « challenge personnel » et d’une « initiation au bivouac & Bikepacking ».

La SPIDER est un défi d’ultra-distance en autonomie, ouvert à différents types de vélos (vélo de route, vélo ITT, VTT, cyclo-cross, gravel, monster-cross, prototypes, tandems, fat bikes, etc.), dans un esprit de voyage sportif, de défi personnel et d’initiation au bivouac et au bikepacking.

Les vélos à assistance électrique (VAE) ne sont pas autorisés, leur autonomie et leurs caractéristiques n’étant pas adaptées aux parcours.
Des dérogations exceptionnelles peuvent être accordées par l’Organisateur en cas de nécessité particulière, sur demande à contact@spiderbikecrew.com.

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D. Participants en Duo

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Un Duo utilise un seul tracker et doit rester ensemble pendant toute l’épreuve.
En cas de problème, l’Organisation peut exceptionnellement autoriser un participant à poursuivre seul, après appel aux numéros d’urgence.

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E. Abandon

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En cas d’abandon, le participant est en totale autonomie pour son rapatriement.
L’Organisateur n’assure ni transport ni assistance logistique.

Le participant doit obligatoirement prévenir l’Organisation par téléphone.

Le tracker reste la propriété de l’Organisateur et doit être restitué, soit directement sur le site de départ/arrivée, soit, en cas d’impossibilité, renvoyé aux frais du participant selon les modalités communiquées par l’Organisation.

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F. Responsabilité du participant

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Les participants sont entièrement responsables du respect des règles applicables aux lieux traversés (propriétés privées, espaces naturels, chemins, réglementations locales).
L’Organisateur fournit une trace à titre indicatif et ne saurait être tenu responsable des infractions, dégradations ou dommages causés par un participant.
Les participants s’engagent à suivre la trace GPX fournie par l’Organisateur et à refermer tout dispositif d’accès (barrières, portails, clôtures).

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G. Validation de l’épreuve

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Pour être considéré comme participant ayant terminé l’épreuve, il faut :

• avoir suivi la trace GPX fournie par l’Organisateur

• avoir validé tous les checkpoints,

• et arriver avant le dimanche 16h00.

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IV. Annulation, interruption ou report

 

L’Organisateur se réserve le droit d’annuler, d’interrompre ou de reporter la SPIDER, avant ou pendant l’événement, en cas de conditions dangereuses, décision des autorités, risque pour la sécurité, contexte sanitaire ou force majeure.
Les participants en seront informés par les canaux officiels (email, SMS, groupes WhatsApp).

Dans ces situations, aucun remboursement ne pourra être exigé, l’inscription restant considérée comme un soutien participatif à l’association Spider Bike Crew.
L’Organisateur pourra, sans obligation, proposer un report, une date de remplacement ou la transmission des traces.

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V. Sécurité et équipement

A. Code de la route

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Les parcours empruntent des voies ouvertes à la circulation. Chaque participant(e) doit se conformer strictement au Code de la route et reste pleinement responsable de sa conduite.

Il est notamment tenu de :

• rouler à droite et garder une trajectoire maîtrisée,

• respecter la signalisation (priorités, stops, feux, sens interdits, limitations de vitesse),

• adapter sa vitesse aux conditions (météo, visibilité, état du terrain),

• rester vigilant vis-à-vis des autres usagers (véhicules, cyclistes, piétons, animaux),

• ne pas rouler en peloton de manière dangereuse ou assimilable à une compétition.

Tout comportement dangereux ou contraire à ces règles pourra entraîner une exclusion immédiate.
L’Organisateur décline toute responsabilité en cas d’accident résultant du non-respect de ces obligations.

 

B. Équipements obligatoires 

Chaque participant doit disposer, pendant toute la durée de l’événement, du matériel de sécurité suivant :

• Casque porté en permanence lors du roulage.

•  Éclairage du vélo :

  • Le vélo doit être équipé d’un éclairage à l’avant et à l’arrière, suffisamment puissant pour être visible à 100 mètres à l’avant et 150 mètres à l’arrière, et solidement fixé.

  • Il est recommandé de disposer de deux éclairages à l’avant et de deux à l’arrière, afin de pallier toute panne. La lampe principale, qu’elle soit à l’avant ou à l’arrière, doit délivrer une puissance minimale de 200 lumens.

  • Une lampe frontale est recommandée à l’avant.

  • L’éclairage doit être allumé dès la tombée de la nuit et jusqu’au lever du jour, ainsi que dès que la visibilité devient insuffisante.

• Visibilité nocturne :

  • Conformément au Code de la route français, le port d’un vêtement de haute visibilité (norme EN ISO 20471 ou EN 1150) est obligatoire pendant les parcours de nuit.
    Si ce vêtement est masqué par un sac ou un équipement, le participant devra prévoir un dispositif complémentaire afin de rester visible.

• Équipements de sécurité personnelle, chaque participant devra avoir sur lui, pendant toute la durée de l’événement :

  • une couverture de survie ou un sac de bivouac d’urgence (type SOL Emergency Bivy),

  • un sifflet d’urgence.

 

Le non-respect de ces obligations peut entraîner un refus de départ ou une exclusion de l’événement.

L’Organisateur décline toute responsabilité en cas d’accident corporel ou matériel résultant du non-respect de ces consignes ou de celles communiquées par l’Organisation.

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C. Contact d'urgence

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Chaque participant doit obligatoirement désigner, lors de l’inscription, un contact d’urgence (nom, prénom et numéro de téléphone).

Cette personne pourra être contactée par l’Organisation en cas d’accident ou de situation nécessitant une prise de contact rapide.
Le participant s’engage à informer son contact d’urgence de sa participation à l’événement et de la possibilité d’être joint durant cette période.

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En cas d’accident corporel grave ou de danger immédiat, le participant doit appeler en priorité les secours au 112, puis contacter l’Organisation via les numéros d’urgence communiqués dans le Guide du participant et rappelés dans le Carnet de route.

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VI. Certificat médical

 

En prenant connaissance de ce règlement, et en ne présentant pas de certificat médical de « non-contre-indication à la pratique du cyclisme en longue distance », je m’engage sous ma propre responsabilité à participer à la Spider et atteste ne présenter aucune contre-indication à la pratique du sport, renonçant à tout recours envers les organisateurs.

 

VII. Tracker et suivi

 

Le tracker fourni par l’Organisateur est un équipement de sécurité obligatoire. Il doit être allumé au départ, rester actif pendant toute l’épreuve et ne jamais être éteint par le participant.

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Il permet la mise en place d’une plateforme de suivi, grâce à laquelle les participants peuvent se suivre entre eux et partager leur lien de suivi avec leurs proches.

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Une caution de 60 € est demandée via HelloAsso, en même temps que la transmission des traces. Elle est remboursée après restitution du tracker, selon les modalités HelloAsso.

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Le tracker doit être restitué à l’arrivée ou, en cas d’abandon, renvoyé aux frais du participant ; à défaut, la caution pourra être conservée.

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VIII. Le bivouac Roots

 

L’Organisateur met à disposition des participants un espace bivouac dédié sur le site de départ et d’arrivée, accessible pendant toute la durée de l’événement.

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En dehors de ce site, le bivouac n’est ni organisé ni encadré par l’Organisateur.
Les participants peuvent toutefois bivouaquer le long du parcours, dans le respect strict de la réglementation française en vigueur relative au bivouac et au camping sauvage.

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Tout bivouac réalisé hors du site de départ/arrivée relève de la responsabilité exclusive du participant (choix du lieu, autorisations, respect de l’environnement et de la sécurité).

 

IX. Droit à l’image et diffusion des contenus

A. Usage des photos et des vidéos

 

Des photos et vidéos peuvent être réalisées pendant la SPIDER par l’Organisateur ou ses photographes mandatés.

En s’inscrivant, chaque participant(e) autorise l’Organisateur à utiliser et diffuser son image (photos/vidéos prises pendant l’événement) sur tous supports de communication liés à la promotion de la SPIDER, pour une durée de 10 ans, à titre gratuit et dans un cadre non commercial.

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Les images restent la propriété de leurs auteurs. Elles pourront rester visibles à titre d’archives, sauf demande de retrait adressée à contact@spiderbikecrew.com.

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B. Diffusion par les participants

 

Certaines photos pourront être mises à disposition via une galerie en ligne.
Leur utilisation par les participants est limitée à un usage personnel et non commercial, avec obligation de mentionner le photographe et Spider Bike Crew lors de toute publication.

Toute utilisation commerciale est interdite sans autorisation écrite préalable du photographe et de l’Organisateur, qui se réservent le droit de demander le retrait de toute publication non conforme.

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X. Données personnelles - RGPD

 

Dans le cadre de l’inscription et de la participation à la SPIDER, l’Organisateur collecte et traite des données personnelles des participants, notamment : nom, prénom, date de naissance, coordonnées, contact d’urgence, certificat médical, données de suivi GPS.

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Ces données sont utilisées exclusivement pour :

• la gestion des inscriptions et de l’événement,

• la sécurité des participants,

• la mise en place du suivi GPS,

• la gestion de l’assurance,

• et la communication de l’Organisateur auprès des participants concernant les événements Spider Bike Crew.

 

Certaines données peuvent être transmises :

• à l’assureur (pour la couverture individuelle accident),

• et à la plateforme de tracking (nom et prénom associés au tracker).

 

Les données sont conservées pendant une durée conforme aux obligations légales et aux besoins de gestion de l’Organisateur.

 

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), chaque participant dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression de ses données personnelles, qu’il peut exercer à tout moment en adressant une demande à : contact@spiderbikecrew.com

 

XI. Respect de l’environnement

 

Afin de préserver l’environnement et les espaces naturels traversés, il est strictement interdit d’abandonner des déchets (emballages, papiers, déchets alimentaires, etc.) sur le parcours.

Tout manquement pourra entraîner une exclusion de l’événement.

 

XII. Amendement du Règlement

 

L’Organisateur se réserve le droit de modifier le présent règlement jusqu’au jour de l’événement.

Les participants en seront informés par email et la version à jour du règlement sera mise à disposition sur le site www.spiderbikecrew.com

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